Introduction
MDIChèques est une suite logique d' Allégroupe Réclamation .
Une fois que l'adjudicateur a pris la décision de payer le lot, il fait une Requête de paiement à partir d'Allégroupe Réclamation. Cette fonction a pour effet de transmettre les informations MDIChèques et d’attitrer le compte bancaire qui sera utilisé car à cette étape, le système connaît déjà le payeur.
En principe, l'employé responsable à l'adjudication a terminé son travail et il a transmis l'information à une autre personne pour approbation. Il est à noter que dans la pratique de tous les jours, cette personne peut être la même.
Cette partie de l'ensemble des programmes Allégroupe permet à l'employé de:
Ø Visualiser les requêtes de paiements
Ø D'autoriser les requêtes
Ø D'imprimer les Chèques DPr.
Ø De gérer les liens comptables
Ø De concilier les comptes bancaires
Ø Contrôler les numéros des chèques
Ø Au besoin de renverser des chèques émis
Ø De créer des rapports de production
Ø Gérer la configuration d'impression des DPr.
Cette introduction avait pour but de situer la provenance de l'information et ce qu’il est possible de faire avec elle.
L'autorisation des requêtes de paiement se fait à partir du tableau ci-dessous. Ce tableau vous affiche le numéro de traite, la date de requête, payez à l'ordre de, l'identification de l'entreprise, le montant à payer et finalement le numéro du compte qui sera débité.
AUTORISATION
L'autorisation des chèques se fait par comptes bancaires. Tous les chèques sont affichés à l'ouverture pour vous montrer qu'il y a des demandes en attente.
La personne responsable d'autoriser les demandes de paiement doit d'abord sélectionner le compte bancaire pour obtenir la liste des paiements à ce compte.
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La sélection doit se faire par comptes bancaires, dans le but de créer un lot d'impression pour ce compte, car les configurations d'impression se font par compte.
Voir le chapitre configuration d'impression pour plus de détails.
La personne responsable devra sélectionner toutes les demandes dans le but de créer un lot d'émission de chèques. Il est possible aussi pour une raison spécifique de ne pas autoriser une demande de paiement. Donc, les demandes peuvent être sélectionnées également de façon individuelle pour la création du lot de chèques.
Il y a deux boutons au-dessous de la liste qui permettrent de sélectionner ou désélectionner toutes les demandes de paiement.
N.B: Les boutons sont activés à la sélection d'un compte seulement afin d'éviter une sélection de requête qui serait payable d'un autre compte.
Le bouton de droite sert à sélectionner tous les items, alors que celui de gauche a l'effet contraire. |
Si vous ne devez sélectionner que quelques demandes de paiement, garder la touche Ctrl enfoncée jusqu'à ce que votre sélection soit terminée.
Lorsque la sélection est faite, il faut créer le lot d'impression à l'aide du crochet vert .
Le travail d'approbation est terminé. L’utilisateur doit apposer ses initiales pour spécifier qu'il a approuvé les demandes de paiement.
N.B.: Dans un avenir rapproché, cette étape ne sera plus utile. Le programme reconnaîtra le code de l'utilisateur qui sera automatiquement affiché.
On y retrouve les initiales de la personne qui a autorisé les requêtes, la date de l'autorisation, et au besoin, l'utilisateur a placé un commentaire soit pour lui-même ou comme message pour la personne qui imprimera les chèques. |
IMPRESSION DES DPr. ( Demande de Prestation )
La prochaine étape consiste à imprimer les chèques, et pour ce faire, la personne doit sélectionner l'onglet Impression des DPr.
Comme les chèques ont été demandés en lot, il n'y a aucun chèque affiché dans la liste et le système vous affiche le message Aucun lot sélectionné.
Pour sélectionner un lot, l'utilisateur doit sélectionner l'icône représentée par des jumelles pour accéder à la liste des lots en attente d'impression.
Le prochain tableau représente la liste des lots. On y retrouve le lot 11, créé le 18 janvier 2002 et approuvé par JeanR, tel que nous l'avons préparé dans l'exercice précédent.
Pour ouvrir un lot, vous pouvez soit vous positionner dessus et faire retour ou encore, double-cliquer à l'aide de votre souris sur le lot désiré.
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Cette opération vous ouvrira la fenêtre des Lots non imprimés comme ci-dessous.
Nous y retrouvons l'identification du numéro du lot que nous avons créé, la date d'autorisation, la personne qui a autorisé le lot et la note inscrite dans les commentaires à l'intention de la personne responsable des impressions, si ce n'est pas la même.
Dans l'exemple, le lot contient deux chèques. Ici les mêmes options vous sont offertes : sélection et désélection des chèques et la touche Ctrl enfoncé pour sélection individuelle. Toutefois, dans la pratique, cette option ne vous servira pas car la demande d'indemnisation a déjà été approuvée par le souscripteur et la requête de paiement aussi; alors il est très peu probable qu'un chèque sera arrêté à cette étape finale.
La personne responsable d'imprimer les chèques devra, après les avoir sélectionnés, démarrer l'impression à l'aide du bouton de l’Imprimante situé au-dessus des onglets.
Au démarrage de l'impression, le même tableau qui a servi à identifier la personne qui a autorisé les paiements revient, pour permettre cette fois, d’identifier la personne qui imprime les chèques. Le même principe s'applique pour le responsable de l'impression qui sera aussi reconnu par le code de l'usager.
Notion intéressante et importante sur ce tableau : le numéro du prochain chèque à être utilisé est affiché à droite du responsable.
Il est donc de la responsabilité de cette personne de s'assurer que le numéro affiché est bien le même que celui placé dans l'imprimante.
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Les DPr(s) chèques sont maintenant imprimés le travail est terminé.
Un chèque peut avoir à être réimprimé. Cette possibilité est prévue au chapitre de la réimpression.
Les étapes que nous venons de voir peuvent être effectuées par trois personnes différentes ou par une seule et même personne qui change de rôle.
Dans un cas comme dans l'autre, le tableau ci-dessous est drôlement intéressant parce qu'il affiche immédiatement la date d'impression, le numéro du chèque et le montant.
Ainsi, l'adjudicateur, s'il n'est pas le même, est immédiatement informé des conditions du dossier de l'employé.
Lorsque vous ajoutez un compte de banque, vous devez compléter les informations de base tel que :
- une description significative du compte;
- le numéro de compte;
- le nom de l'institution financière;
- le solde au compte;
- le numéro du prochain chèque à être utilisé.
D'un compte de banque à un autre, les formats de chèques diffèrent. Ce qui explique que la configuration de l'impression se fait par compte.
Lorsque l'utilisateur ouvre le dossier d'un compte, seule la partie de gauche du tableau est affichée. Pour avoir accès à la section configuration, la personne doit appuyer sur le bouton à droite de la case Commentaire identifié par >>.
- Sélectionner les champs à imprimer sur les chèques;
- Déterminer sa position horizontale dans X;
- Déterminer sa position verticale dans Y;
- Indiquer la grosseur.
Lorsque la configuration d'impression est terminée, nous vous recommandons de passer à des tests d'impression sur du papier blanc et de superposer votre copie sur un vrai chèque pour vous assurer que l'alignement est conforme et corriger au besoin
Le programme donne la liste des chèques émis et annulés depuis la dernière mise en lot. La mise en lot a pour but de regrouper les montants payés dans un compte de banque pour fins de transfert du montant total au G/L de votre système comptable.
Le gestionnaire aura un contrôle sur les lots. Il pourra ainsi visionner les lots produits pour tous les comptes de banque ou pour un en particulier. Dans l'exemple ci-dessous, il n'y qu'un seul lot mais pour vous cette page sera pleine.
L'option Visualiser affiche le contenu du lot qui peut, au besoin, être imprimé.
Si le chèque a déjà été émis mais non encaissé,
l'utilisateur devra, dans un premier temps, faire une
demande de renversement de chèque à l'aide de l'option
Pour le responsable à l'adjudication, le lot pour lequel il a fait une demande de renversement de chèque sera affiché en rose pour indiquer qu'il y a une demande sur ce lot.
Cette opération créera une demande de renversement dans MDI Chèque. Le programme vous permettra de renverser le lot seulement lorsque la personne responsable de la comptabilité aura autorisé le renversement seulement.
Lorsque le responsable de la comptabilité a le chèque en main et accepte la demande de renversement, le programme déduira le montant du lot en production dans une première opération, tel que démontré ci-dessous ANNULÉ - Oui
Pour ensuite libérer le lot en historique. Vous pourrez alors renverser le lot.
Voir rubrique renverser un lot.
Renverser un lot
Une fois la requête de paiement effectuée, le lot passe de lot en suspens à lot en historique et la requête se retrouve dans MDI Chèque comme le démontre le tableau ci-dessous avec la traite 104-1 au montant de 525.00
Il peut survenir une erreur lors de l'émission du lot. Par exemple : une erreur sur le montant d'un item ou encore, le lot n'a pas été créé dans le bon dossier de l’adhérent. Dans un tel cas, un lot peut être renversé.
Pour renverser un lot en historique, l'utilisateur a accédé au lot en historique, il a sélectionné l'onglet à droite, il a sélectionné le lot à renverser en le mettant en surbrillance à l'aide des flèches ou de la souris, puis il a appuyé sur l'option Renverser le lot.
En référence à notre lot 104-1, vous pouvez constater que le lot est annulé en négatif.
Un nouveau lot est automatiquement créé avec les mêmes données que vous retrouverez dans le lot en suspens pour vous permettre d'apporter les corrections.
Il est évident que si le lot a été renversé parce qu'il n'avait pas été créé sur le bon dossier, le nouveau lot créé en remplacement devra être détruit pour ensuite être créé de nouveau sur le bon adhérent.
